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其實進公司幾年來,有機會參與不少面試,也聘了超過10位同事進來,不論他們待的時間長短(至少有一年),大家在工作表現上都是可造之材,非常優秀。
而在面試他人的過程裡,遇過不少情況,也深刻了解從HR的角度來看,什麼樣的應徵者會被打什麼樣的分數,以下跟求職者分享。
(當然每間公司評價的基準不同、用人才的考量也依公司文化、職務需求而有不同,我們公司只是不超過30人的小公司,僅就個人心得與公司的流程跟大家分享喔)
履歷篩選篇
●一律先篩格式

 
不管投遞履歷的管道為何,請看清楚公司要求的履歷格式,應徵者多,不合規定的人表示粗心,不管內容多優秀,都容易石沉大海。
 
舉例來說:規定的信件標題、附件格式(PDF、word)、附件命名格式等。
 
●不套固定板型較能吸睛
 
台灣地區徵才管道普遍以104人力銀行為大宗,故大多數應徵者的履歷都直接套用104格式,不是說有什麼不好,但當有應徵者使用自己的格式時,
 
他的履歷就會先脫穎而出,至少表示他對應徵工作這件事上,有別出心裁的地方。
 
個人比較推薦的格式是,學英文履歷的樣式,分為幾個部分:
 
●內容要有條有理
 
(1)先有明顯的個人照片與聯絡資料。
 
個人照片─當然要看得清楚臉,正式的照片佳。(應該不會有人放合照吧…)
 
聯絡資訊─如果對履歷有興趣,可以聯絡到你的方式,姓名、手機、email不可或缺。
(2)學經歷,由最近的開始,最好多加描述這些學經歷的具體影響。
 
例如:帶了10人的團隊,3年內,業績成長200%,離職率下降5%…..
多用數字證明。
(3)能力簡述。
語文與專業證照、會使用的電腦技能/技術等簡單陳列。
當然如果能用一兩句話舉例更加分。
例:TOEIC 990分,可以用英文做一段3分鐘的演講,跟外國朋友以英文通訊、寫新聞稿。
EXCEL,會SUM/IFERROR等函數應用,可以製作出廣告成效、業績報表的範本。
(4)自傳
千萬別以我的家庭和樂安康開頭。
也許面試時會問到家庭背景對你選擇工作的影響,但公司應徵人並不會考慮你的家庭狀況如何。
請盡量用實際案例說明自己的特質、過去學經歷對自己的影響、未來想發展的方向,
以自己的何種能力,期待能對公司做何種貢獻。
例:過去做廣告報表的經歷,讓我對於數字的敏銳度提升,能夠藉由各數字的變化去發現問題,為客戶提出改善的成效建議。
此外,也訓練了自己的耐心與細心,因為報表對於數字、格式的精準要求,差之毫釐失之千里,不容許任何出錯。
 
我認為自己有組織架構的能力,可以獨力完成工作流程的SOP,對於公司此職位的制度建立可以奉獻一己之力,
 
未來想朝專業分析顧問的方向走,因此會自學行銷、網站分析的相關知識。
 
如此,審核履歷的人員也容易考量應徵者的特質是否符合職位所需。
盡量想像此職位與個人特質、過去經歷所學符合的地方。
(5)作品、證照附件(非必須)
其實以我個人經驗是不太看,為了精簡履歷,條列式在(3)就好了。
●每種職位都有理想條件
其實履歷上能看到的不多,所以如果有做到以上4點的話,要被篩選到應該不難。
加分Tips:在履歷的表頭,如果有加上客製化的應徵公司、職位,自傳裡有寫為什麼想到這間公司應徵的話,會非常有就是要應徵你這間公司,不是一張通用履歷四處丟的感覺。
筆試篩選篇
因為我們公司在面試前有多一個筆試的關卡,除了想確認應徵者是否亂丟履歷家家投之外,也順便幫忙做面試的暖身,讓他們有機會多了解這個職位與公司一些
當然此時就會有寄了筆試通知無下文,以及坦承他急於找工作,無法等待那麼長應徵流程的應徵者出現,這只能說是無緣了。
畢竟之前還沒有筆試這關,直接篩履歷找來面試的應徵者,有較多的機率不符合期待。
●注意信箱、注意垃圾信件夾

 
因為第一波篩履歷時,不可能一封封回信說抱歉不符資格,我們只會寄通知給符合資格的應徵者,限期2-3天內回覆試題的答案。
 
之前曾有應徵者反應被放到垃圾信晚回了,但還是希望有機會面試,於情於理看答案也符合基準,便寄了面試通知。
 
但後來他也消失無蹤沒約面試時間……
 
所以注意信箱應該是個人的責任啊,不一定有其他HR像我稍微通一點人情的…
 
●在期限內完成
這個不用多說吧,因為要公平,所以給每個應徵者的時間都是一樣的,再怎麼樣也是得擠出時間作答,在最後一刻寄出。
 
格式不拘用心程度見真章
通常筆試題目一樣,但格式不拘,是為了讓應徵者有自由發揮的空間。
筆試題目的類型,不外乎專業知識性問題(網路上可查到資料)與延伸的應用問題。
從應徵者回覆的情況,可以看出各自用了多少心,當作評斷的參考。
有些人直接用email回,有些人回了word檔,有些人回了PDF檔(格式比較不會跑掉,用心程度+1),有些人做成PPT!(真的蠻費工夫,也可以順便看到簡報能力)
在內容方面,有些人懂得引用出處、參考資料來源;有些人題目沒看清楚,答非所問,或沒答題完全;有些人懂得截圖、排版、列點,增加內容的可看性與條理性。
如此比較之下,第一波面試名單就能在眾多應徵者裡脫穎而出。
第一次面試
●守時、準時
其實完美的面試抵達時間,在面試時間前的5-10分鐘,應徵者可以先進到面試地點熟悉一下環境,做幾個深呼吸緩解緊張感。
 
而面試官因為本來也有自己的工作要忙,不希望提早被打斷。(老實說之前遇過提前半小時的,也只能讓他們等一下,並不是提早來就有必要提早開始面試)
 
而若很不巧會遲到的話,請務必提前打電話告知並道歉。
看遲到的嚴重程度,如果超過半小時的話,基本上應該不要出現比較好,但若誠實告知,面試人員也無接下來的面試行程,覺得可以接受的話,說不定還有機會,但在遲到的基礎之下,應徵者也要有表現必須超越其他人數倍,才有可能被錄取的決心。
通常10分鐘的遲到,且提前告知的話,還算可接受範圍。
面試官最怕的情況是,時間到了打電話詢問,電話沒人接。
正想說算了時,應徵者毫無悔意或歉疚感的走進公司。
我曾遇過一個印象深刻的案例,若有感受到歉疚感,尊重要面試的公司的話,至少應該說聲抱歉:對不起,我遲到了之類的話。
但那位應徵者顯然沒有,我們請他稍坐一下時,他還開始滑手機。
後來跟同事商議後決定,若他沒有感到愧疚的話,就委婉請他離開吧。
於是走進面試的會議室,詢問他遲到的理由。
他卻只是滿滿的藉口:「比起接電話,我認為趕快跑來公司比較實際。」「剛剛在電梯裡沒有收訊無法接。」
 
畢竟面試的是業務職,未來代表公司去跟客戶開會,卻一聲不響地遲到的話,可是有損公司形象的。
 
後來我們只好委婉請他離開了。
 
當天後來接到那位應徵者的信,大意是說:「離開我們公司的當下覺得難過,但後來卻接到某公司的錄取通知,所以人生下一秒會發生什麼事,有誰會知道呢?」
 
當下真的覺得超級無敵白目的,但為了本公司形象著想,本人也只好禮貌性回覆:「因秉持公司原則,無法面試感到遺憾,祝一展長才。」 之類的話。
●請單獨前來
父母跟男女朋友不必陪伴吧,擔心安危或想看看公司環境的話,也許打個招呼在外面陪伴或先離開一下,表明之後來接就好。
但面試官會覺得應徵者應該要能自己判斷情勢,覺得不對勁就直接取消吧,我也真遇過母親進來一起面試的,還幫兒女講話,我們都不清楚到底在面試誰了,怪尷尬的……
●合宜的穿著
大家可以參考我朋友唐芯美女寫的面試穿搭文!(女生適用)
我自己之前倒是因為要面試別人而做了面試官穿搭特輯XDD不過就不獻醜了。
其實看公司性質,基本的襯衫、西裝褲(裙),女性帶淡妝穿有跟鞋,男性頭髮梳理整齊,穿皮鞋,再帶個樸素的包包,就差不多了。
有香水的話,氣味不要太嗆鼻。
●等候的態度
其實當我們看到面試者等待時在滑手機,會覺得蠻漫不經心的,也太隨意不緊張了吧。
就正襟危坐默默等候,也不要太東張西望,順便在心裡練習自介方式還比較實際。
●儀態優雅安穩
坐有坐相是重要的,請記得輪流直視面試官的眼睛,
不要抖腳、轉椅子、轉筆、玩頭髮等,顯露出心不定外,面試官也會被這些小動作分心。
●準備履歷表
而且要好幾份,藉此也可以稍微判斷貼心程度,因為面試官可能不止一個人,有想到多帶幾份的應徵者其實為數不多。
人格測驗只是參考
坊間有極多,這只是作為判斷應徵者跟職位需求特質適不適合的參考基準而已。
我聽說過有公司要給八字,看跟老闆合不合的。(笑)
●自我介紹的吸睛程度
既然知道面試時,自我介紹的程序不可少,何不多下一些工夫,讓人在短時間內記住你呢?
 
因為面試官看了極多應徵者,要留下印象深刻的不容易,這是脫穎而出的一種方式。
目前印象最深刻的是一個同事,在面試的自介時,竟然直接唱胖虎的歌:「我是胖虎,我是孩子王。」(有改編)
他有解釋原因,而他的履歷也把自己比成包包,非常特別,我們當下真的覺得非常有趣,後來也的確錄取他了。
另外,英文的自介也要隨時準備好(有其他擅長外語的話也一併準備吧),以防萬一。
平鋪直述的自介我們聽得進去的應該沒有多少,如果有帶入明確的個人特質當作重點,較容易引人入勝細細聆聽,別太長也別太短,太長會失去聆聽的耐心,太短會覺得怎麼只有這樣。
3分鐘也許剛剛好。
●對公司、職位要有一定程度的了解
最基本的是公司網站上的公開資訊一定要徹底讀透徹,除了讓應徵者自己評估適不適合外,我們的立場也會想知道你是不是真的有心要來這間公司。
公司發展情況、服務內容、職位工作內容、對職位的想像、你為何適合等,都要深思熟慮,不要抱著試試看的心態。
之前跟朋友聊到他以前常先丟了履歷,後來研讀公司資訊後,覺得不適合,才於面試前幾天致電取消,HR一定氣炸了,何必如此浪費雙方時間呢?
另外,也有一個後來被錄取的同事是當下拿了一張簡易的對照表,用以說明他過去的職場經歷,跟目前應徵的職位,有何相符之處,有備而來就是不一樣啊。
對自己的履歷要負責
我們常會就履歷上應徵者自己寫的東西深入發問,有些人寫的「專精」,只是大學修過幾堂課而已,請別太有自信,那只會暴露自己的不足。
懂專案管理?專案的定義是什麼?通法文?那現場來對話一下。會HTML?那請試寫一段這張表格的html。會EXCEL?那篩選器在哪,如何加總?等等。
●從過去看將來
當然無法從一次見面就深入了解應徵者之後在工作上的表現情況,我們只能請他們描述過去的經歷,失敗/挫折/成功/成就感來源,來判斷一些蛛絲馬跡。
請好好想想過去印象深刻的事跡,以及從中獲得什麼吧。
●情境題、創意題
也有很多時候,面試問題的答案本身,並非重點,我們只是想了解應徵者的反應、應變能力、創意、思考能力等。
●要答到問題的核心
其實答非所問或繞路的情況蠻常見的,面試官會聽著聽著就不耐煩了,回答的長度適中即可。
若真的不知道如何回答,坦誠自己的不足,遠比硬掰而被看穿好。
●表達清楚
切忌太害羞,三言兩語結束。
沈穩、流暢、有條理,也代表自己之後在工作上是容易溝通的,畢竟工作上溝通占掉太大的一部份了。
我有遇過超級內向的人,這樣無法多了解他,表現自然就被別人比下去了,有再好的內涵或能力都是可惜,畢竟我們只有這一次初步認識的機會。
●有問題請留到最後
同事有遇過那種問一句反問好幾句的應徵者,態度非常具有侵略性,這樣實在令人不適啊。
而問題建議不要第一次就問薪水,怕跟期待不合的話,可以改問公司升遷制度,或是類似職位的薪資範圍等。
由於很有可能只有那麼一次在這個公司面試的機會,可以就自己的期待詢問公司氣氛、工作方式等符不符合自己想像,或在這個職位所期待的表現之類,並評估自己的符合程度。
●禮多人不怪
不管有沒有錄取,都可以寄個感謝信給面試官,說不定這次只是職位不適合,以後還有機會的。
第二次面試
●放寬心,拿出決戰的心吧
就算鎩羽而歸,至少你已經贏過許多第一輪以前的應徵者了,面試官只是在就個人特質、工作心態、成長性等,希望挖掘出更深層的東西,再做出艱難的決定。
有任何問題都儘管問吧,其實若面試官對應徵者好感愈佳,面試的時間可能會愈長,因為想評估多一些。
而其實面試官的主觀也是重要的,畢竟我們選的是未來相處時間極長的同事所以有感覺不好、可能合不來公司文化的地方的話,就會放棄。
遇過一個後來也錄取的同事,在離去前特地問了我們的名字平常怎麼稱呼,後來就這麼稱呼著:「XX,希望之後有機會再見。(微笑)」令人蠻印象深刻的。
總之第二次面試或還有更多面試,要注意的事項就大致整理如上了。
其他像群體面試、壓力面試等的,因為我沒經歷過,我們公司文化也非以內部競爭取勝,恕無法提供建議了。
祝每個人都能到發揮長才的舞台。